Desde el 1 de septiembre de 2020 la Universidad Francisco de Paula Santander viene cumpliendo con la responsabilidad de facturar electrónicamente, de acuerdo con la Resolución No. 042 del 5 de mayo de 2020 expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la cual especifica que todas las empresas y personas naturales que se encuentren obligadas a facturar deberán hacerlo de manera digital.

La factura electrónica es la transformación digital de la factura tradicional de papel o la expedida por computador, y en nuestro país se comenzó a implementar como parte de la modernización del Estado mediante la normatividad expedida por la Dian.

Luz Amparo Malpica Pabón, contadora general de la UFPS, explicó que el proceso de facturación electrónica en la UFPS comenzó mediante la implementación de un software propio y la contratación de los servicios con un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN para la comunicación con dicha entidad y el envío digital de la información. 

“Todos los pagos a la Universidad se seguirán haciendo de la misma manera como lo ha establecido la institución, la novedad radica en que estudiantes, docentes, administrativos, graduados   y proveedores tendrán como beneficio el soporte digital por los pagos que realicen en servicios educativos y/o otros, y que podrán presentar en cualquier momento como respaldo del cumplimiento de cancelación de estos”, manifestó Luz Amparo Malpica.

Igualmente afirmó que las facturas de pago serán remitidas a los correos electrónicos que la UFPS tiene en sus bases de datos, de estudiantes, docentes, administrativos, graduados y proveedores.

Ventajas que ofrece la facturación electrónica:

- La trazabilidad de las transacciones se realizan en forma segura, la información se reporta a la DIAN y a los proveedores de los servicios en tiempo real, y permite el seguimiento eficiente y eficaz de la misma.

- Facilita el control de los proveedores de los servicios en tiempo real, optimizando la gestión administrativa.

- Ahorro del espacio físico al encontrarse la información almacenada en forma digital o almacenada en la nube.

- Ahorra costos por la impresión física y es amigable con el medio ambiente teniendo en cuenta que reemplaza la factura de papel.

- Reduce la labor manual, facilitando las operaciones y el acceso a las mismas.

- Hace transparente el proceso y minimiza errores, permitiendo transacciones en línea en forma confiable.